No sólo es archivo, es resguardo; día 2 del Segundo Seminario Growing Spaces for Better Organizations
La segunda jornada del GSBO2, centrada en el sector de archivos, ha sido un gran éxito, al reunir a destacados profesionales y expertos en la materia. Este seminario, que se ha convertido en un punto de encuentro crucial para el intercambio de ideas y experiencias, abordó uno de los campos más complejos y relevantes en la gestión de información.
Desde Cataluña, vía remota, Alexander Porta Tallant, compartió su experiencia en el Archivo de la Delegación Territorial de la Generalitat de Cataluña, desde los Archivos Históricos, pasando por los Centrales Administrativos y los de Gestión. Explicó el trabajo que se desarrolla en el nuevo edificio y la gerencia de servicios comunes y el servicio que se brinda a los usuarios al centralizar en un solo inmueble los distintos trámites.
Elizabeth Ruiz Guillen, de NR Finance México, explicó la estrategia de reúnir todo el archivo en una bóveda en la ciudad de Aguascalientes, México, y la importancia que tiene para la financiera el resguardar los documentos valor de sus clientes. La transición al mundo digital, las dificultades a las cuales se enfrentaron en las primeras etapas, así como los beneficios en tiempo, en el uso del recurso humano en otras tareas y en la reducción de infraestructura.
Juan José Lucio, de Grupo Financiero Banorte, brindó una ponencia sobre la importancia de analizar cual es la documentación valor que se retiene en físico y la información no valor que solamente se digitaliza. Compartió detalles del avanzado mobiliario de doble altura que les permite un manejo ejemplar de cada uno de los documentos y la optimización que se refleja en la atención en los clientes finales.
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Para cerrar el día, Gisela González Flores, del Archivo del Poder Judicial del Estado de México, realizó una ponencia sobre los tipos de expedientes (soporte papel, soporte digital y soporte electrónico), y la importancia de una adecuada gestión documental para pasar del Acervo documental, al Archivo.
Los ponentes y participantes discutieron abiertamente sobre sus problemas, preocupaciones y necesidades similares, lo que permitió un enriquecedor intercambio de soluciones y estrategias para enfrentar estos retos.
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A medida que se acerca el final de este semanario, estamos preparados para la última jornada del GSBO2, que estará dedicada al sector de los museos. Con este cierre, se espera continuar con el impulso de la colaboración y el aprendizaje entre profesionales de diversas áreas.