Ce n'est pas seulement un archive, c'est une protection ; Jour 2 du Deuxième Séminaire Growing Spaces for Better Organizations
La deuxième journée du GSBO2, centrée sur le secteur des archives, a été un grand succès, réunissant des professionnels et des experts de premier plan dans le domaine. Ce séminaire est devenu un point de rencontre crucial pour l'échange d'idées et d'expériences, abordant l'un des domaines les plus complexes et pertinents dans la gestion de l'information.
Depuis la Catalogne, par voie distante, Alexander Porta Tallant a partagé son expérience à l'Archive de la Délégation Territoriale de la Generalitat de Catalogne, couvrant les Archives Historiques, les Centrales Administratives et les Archives de Gestion. Il a expliqué le travail réalisé dans le nouveau bâtiment et la gestion des services communs, ainsi que le service fourni aux utilisateurs en centralisant divers processus dans un seul bâtiment.
Elizabeth Ruiz Guillen, de NR Finance Mexique, a expliqué la stratégie de rassembler tous les archives dans un coffre-fort dans la ville d'Aguascalientes, au Mexique, et l'importance de protéger les documents de valeur de ses clients pour l'institution financière. Elle a discuté de la transition vers le monde numérique, des difficultés rencontrées dans les premières étapes, ainsi que des avantages en termes de temps, de l'utilisation des ressources humaines pour d'autres tâches, et de la réduction de l'infrastructure.
Juan José Lucio, de Grupo Financiero Banorte, a donné une présentation sur l'importance d'analyser quels documents de valeur sont conservés physiquement et quelles informations non précieuses sont seulement numérisées. Il a partagé des détails sur le mobilier avancé à double hauteur qui leur permet une gestion exemplaire de chaque document et l'optimisation qui se reflète dans le service client.
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Pour clôturer la journée, Gisela González Flores, de l'Archive du Pouvoir Judiciaire de l'État de Mexico, a donné une présentation sur les types de dossiers (support papier, support numérique et support électronique), et l'importance d'une bonne gestion documentaire pour passer de la collection documentaire à l'Archive.
Les conférenciers et les participants ont discuté ouvertement de leurs problèmes, préoccupations et besoins similaires, ce qui a permis un échange enrichissant de solutions et de stratégies pour faire face à ces défis.
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À mesure que la fin de ce séminaire approche, nous nous préparons pour le dernier jour du GSBO2, qui sera dédié au secteur des musées. Avec cette clôture, nous espérons continuer à promouvoir la collaboration et l'apprentissage entre des professionnels de divers domaines.