Remerciements et réflexions après la Deuxième Édition du GSBO à Mexico
/ Séminaire
Connaître. Connecter. Partager. Apprendre.
Améliorer nos organisations.
1er Séminaire
Donostia-San Sebastián / Beasain
Juin 2024
2e Séminaire
Mexico City
Février 2025
Nous sommes ravis d’avoir contribué à faire de cet espace une réalité et de continuer à construire ensemble une plateforme permettant de relever de nouveaux défis, de mieux nous connaître et de mieux travailler collectivement.
Nous continuerons à partager sur le site membres GSBO des informations clés issues de chaque édition, ainsi que d’autres contenus conçus pour apporter des outils utiles à l’amélioration de nos organisations.
Séminaires GSBO
Chronicle
La préservation du savoir et de la mémoire exige un équilibre entre tradition et innovation.
Le Séminaire GSBO redéfinit l’avenir des Bibliothèques, Archives et Musées.
À l’ère technologique, la gestion et la transformation des espaces sont plus cruciales que jamais pour préserver l’information et le patrimoine culturel. La deuxième édition du séminaire “Growing Spaces for Better Organizations” (GSBO2), organisée par EUN à Casa Lamm (Mexico City), a réuni des leaders du secteur pour repenser les espaces dédiés à la conservation et à la protection du savoir et des biens culturels dans un monde en constante évolution.
Pendant trois jours de sessions spécialisées, des experts d’Amérique Latine et d’Europe ont exploré comment la numérisation, la modularité et le design d’espaces intelligents révolutionnent les bibliothèques, archives et musées.
Au-delà du stockage : les bibliothèques comme centres de création et de collaboration
La première journée du séminaire a été consacrée à l’avenir des bibliothèques. Des experts tels que María Carmen Echeverría (Université Publique de Navarre), Jairo Hernán (Université del Quindío, Colombie) et Jorge Eduardo Peña Zepeda (Université Autonome de l’État d’Hidalgo, Mexique) ont discuté de la transformation de ces espaces, qui cessent d’être de simples dépôts pour devenir des environnements flexibles favorisant la production de savoir, l’innovation et l’accessibilité.
De la mise en place de coworkings académiques à des salles modulables capables de s’adapter à de nouvelles dynamiques d’apprentissage, le débat a convergé sur un point central : les bibliothèques du futur doivent être aussi dynamiques que le savoir qu’elles abritent.
Archives à l’ère numérique : entre efficacité et sécurité
La deuxième journée a mis l’accent sur la transformation des archives. Alexander Porta Tallant (Generalitat de Catalunya) et Juan José Lucio (Grupo Financiero Banorte) ont abordé les défis liés à l’équilibre entre documentation physique et numérique.
Gisela González Flores (Pouvoir judiciaire de l’État du Mexique) et Elizabeth Ruiz Guillén (NR Finance México) ont élargi la discussion à l’automatisation, à l’optimisation des espaces via du mobilier intelligent et à la cybersécurité, soulignant la nécessité d’une approche hybride combinant conservation, accès efficace et durabilité.
« Il ne s’agit pas seulement de stocker des documents, mais de garantir leur accès sûr, efficace et durable. Chez EUN, nous considérons les archives comme des actifs stratégiques et leur bonne gestion détermine l’avenir des organisations », a affirmé Alexandro Alfaro, Directeur Général de EUN México.
Musées : la conservation à l’intersection du physique et du numérique
La journée finale a été consacrée aux musées et à la préservation du patrimoine artistique et culturel. Alors que les archives et les bibliothèques conservent des informations utilisables au quotidien, les musées stockent et transmettent la mémoire historique d’un pays et de l’humanité dans son ensemble.
Nelly Giovanna Faustino (gestionnaire culturelle de musées, Pérou) et Julia Molinar (Musée Universitaire d’Art Contemporain, MUAC, UNAM) ont insisté sur l’importance de disposer de fonds de conservation adaptés à chaque pièce, garantissant leur préservation grâce à un mobilier approprié.
Rosemary García (Ministère de la Culture, Panama) a expliqué l’importance d’une conservation adaptée aux conditions climatiques et de température de chaque musée, tandis que José Luis Valverde (Patrimonio Nacional de España) a partagé les mesures de conservation appliquées aux collections de la Maison Royale, aux installations sur mesure et à la gestion optimisée grâce à des logiciels de dernière génération.
Le séminaire GSBO se conclut sur une vision claire : la préservation du savoir exige un équilibre entre tradition et innovation, entre le physique et le numérique. Dans ce contexte, EUN réaffirme son rôle de partenaire principal dans la transformation des bibliothèques, archives et musées en environnements plus efficaces, sûrs et innovants.
Bibliothèques
Le format physique est-il réellement voué à disparaître ?
Comment concevoir les bibliothèques pour attirer et engager les usagers ?
Highlights
Les bibliothèques sont le savoir...
Le contexte actuel nous conduit à une conclusion claire : les bibliothèques doivent permettre aux personnes de créer, questionner, rechercher, conserver, préserver et partager la connaissance.
Encourager la socialisation est essentiel, mais pour y parvenir, la technologie doit également être pleinement intégrée aux bibliothèques. Elle permet d’élargir les espaces, de leur apporter de nouvelles fonctionnalités et de garantir leur adaptation aux besoins changeants de chaque communauté.
Cette transformation doit être portée par les personnes elles-mêmes. La clé de la réussite réside dans la volonté individuelle de contribuer au changement.
L’évolution technologique des espaces peut agir comme un catalyseur pour initier cette transformation auprès des usagers.
Élargissons les espaces pour améliorer les bibliothèques et offrir un meilleur service aux communautés.
Archives
Dossiers physiques vs dossiers numériques : vers quel avenir ?
Que faire des fonds existants conservés sur support papier ?
Highlights
The present and future of archives are inherently hybrid; combining digital, paper, and electronic records.
Neither digitalization nor electronic files alone guarantee efficiency. Robust records management processes are essential.
To ensure efficiency and long-term adoption, it is critical to begin with proper appraisal and to implement a document management system that is accurately and consistently maintained by people.
In addition, centralizing physical and digital spaces enhances efficiency, reduces costs, and ensures compliance with archival standards.
Comprehensive storage and management solutions must guarantee security, adaptability over time, and compatibility with other systems.
Despite ongoing digital transformation, many paper records will remain relevant. Continued investment in both physical and digital archive management is therefore essential.
Archives are costly—but losing them is far more costly.
Musées
Les visiteurs ne se contentent plus des expositions : ils en attendent davantage.
Peut-on leur donner accès aux espaces de recherche, de conservation et de restauration ?
Et proposer un accès virtuel ?
Highlights
Les musées sont la mémoire, et il est inévitable que la mémoire s’efface avec le temps.
Les musées ont la responsabilité de ralentir cette perte, afin que les ressources du présent deviennent le patrimoine du futur. La conservation préventive est essentielle pour préserver cette mémoire, en agissant de manière indirecte et non invasive sur l’environnement des œuvres.
La restauration est coûteuse et intervient souvent trop tard. Certaines pièces deviennent même impossibles à restaurer.
Dans une approche holistique, les projets muséaux doivent être conçus dès l’origine comme des projets évolutifs, intégrant des bâtiments et des équipements durables.
Pour garantir une gestion muséale optimale — apportant précision, sécurité et contrôle — et assurer la meilleure préservation possible de la mémoire, celle-ci doit s’appuyer sur un logiciel de gestion adapté et sur des données correctement renseignées.
Le budget des musées n’est pas une dépense, mais un investissement destiné à maintenir la mémoire vivante pour les générations actuelles et futures.
Chronique
La communauté comme levier de transformation face au nouveau paradigme du secteur de la conservation.
Il y a quelques mois, lorsque Growing Spaces for Better Organizations n’était encore qu’une idée esquissée sur un tableau, sans nom, sans contenu, sans espace ni protagonistes, une chose était néanmoins claire pour nous : ce devait être un forum profondément humain.
À l’ère du numérique, de la technologie, de l’intelligence artificielle, de la robotique et d’une multitude de paradigmes qui, il y a à peine une décennie, relevaient davantage de la science-fiction que de la réalité, nous avons ressenti la nécessité d’aborder cet univers complexe – désormais bien réel – en tant que communauté.
La consultante Margaret J. Wheatley écrivait dans les années 1990, dans son ouvrage Leadership et la nouvelle science : découvrir le pouvoir de la théorie U, que « la communauté est le chemin par lequel l’humanité peut survivre ». Quelle vérité.
La communauté est, sans aucun doute, le moteur de la survie et du progrès humain. Et c’est précisément ce que nous avons constaté lors de cette première édition de Growing Spaces for Better Organizations, où, grâce à la complicité et à la collaboration de tous – participants, intervenants et organisateurs –, nous avons fait un pas en avant face aux défis de notre secteur.
Pendant deux jours, dans une atmosphère propice à l’apprentissage, à la camaraderie et à l’inspiration, plus d’une centaine d’experts ont mis des mots sur certains de ces défis et ont cherché à y apporter des réponses, conscients du chemin qu’il reste à parcourir, mais confiants, car engagés dans ce voyage ensemble.
Un climat de complicité et de découverte
La journée inaugurale a débuté sous le signe du symbolisme. Après la photo de groupe – un moment qui, sans en avoir l’intention, nous a permis de nous reconnaître pour la première fois comme une communauté – nous avons rejoint la salle de Tabakalera où s’est tenue une partie du séminaire. Une fois tous installés, la mythique chanson de The Buggles, Video Killed the Radio Star, a retenti. Un choix évidemment loin d’être anodin
Alberto Lorenzo Mitxelena, CEO d’EUN, a choisi ce titre pour la réflexion qu’il suscite sur la manière dont les nouvelles technologies peuvent transformer l’existant sans pour autant le remplacer.
C’est ainsi que s’est donné le ton d’un séminaire explorant la coexistence du numérique et du physique dans les domaines de la conservation, de la gestion documentaire et du patrimoine. À l’issue de cette introduction, les participants issus de chaque secteur – musées, bibliothèques et archives – se sont répartis dans différentes salles pour aborder des thématiques spécifiques.
Dans le domaine des musées, les interventions de José Luis Valverde (Responsable du service de l’enregistrement et de la documentation du Patrimoine National), Nelly Giovanna Faustino (Responsable de projets culturels et muséographiques au Ministère de la Culture du Pérou) et Ziortza San Pedro (Chargée des collections au Musée Basque de Bilbao) ont permis d’élargir les conclusions. D’une part, la nécessité d’ouvrir au public, de manière contrôlée, des zones jusqu’alors inaccessibles afin de répondre aux nouvelles attentes sociétales en matière de rencontre et de diffusion des savoirs. Dans ce contexte, la digitalisation apparaît comme un levier de transformation évident. D’autre part, la réflexion a porté sur l’extension des capacités de stockage afin d’intégrer de nouvelles pièces sans augmenter la surface, en mettant l’accent sur la gestion et l’équipement en solutions de conservation polyvalentes.
Dans le domaine des bibliothèques, les interventions de Jorge Eduardo Peña Zepeda (Directeur des bibliothèques et centres d’information de l’Université autonome de l’État d’Hidalgo, Mexique), María Carmen Echeverría (Directrice de la Bibliothèque de l’Université publique de Navarre) et Carlos del Valle (Groupe Elkar-ACL) ont donné lieu à un débat fondamental autour de l’intelligence artificielle. Il a été souligné que l’accès à l’information et aux espaces devrait être piloté par des systèmes d’IA, capables de gérer et de fournir l’information aux usagers à travers divers outils et espaces au sein de la bibliothèque. La nécessité de concevoir des bibliothèques polyvalentes, capables de s’adapter rapidement à des besoins variés grâce à des transformations structurelles simples et automatisées, a également été mise en avant.
Le secteur des archives a constitué l’un des axes les plus complexes abordés lors du séminaire, avec les témoignages de Rafael Quintana Montesdeoca (Archiviste judiciaire du Ministère de la Justice du Gouvernement des Canaries), Alexander Porta Tallant (Responsable de la section de gestion documentaire de la Generalitat de Girona) et Ramon Saball Balasch (Technicien en archives et gestion documentaire du Département de la Justice de la Generalitat de Catalogne). Le séminaire a été rassurant pour de nombreux participants, qui ont constaté que d’autres professionnels étaient confrontés aux mêmes problématiques, préoccupations et besoins. Le principal défi actuel des archives réside dans la saturation, tant physique que numérique. Si la société tend vers le « zéro papier » pour des raisons de durabilité, les systèmes nécessaires au refroidissement des serveurs de stockage numérique consomment une quantité importante d’énergie, sans compter la gestion indispensable pour protéger les données sensibles contre les cyberattaques.
L’atmosphère à Tabakalera était électrique, portée par un flux constant d’idées et de partages d’expériences. Les visites de la Cinémathèque basque, du Medialab de Tabakalera et de Gordailua ont offert aux participants une vision concrète des thématiques abordées. Les échanges se sont prolongés lors du dîner de clôture, renforçant les liens entre les professionnels qui constituent désormais cette communauté.
Énergie et collaboration lors des ateliers
Lors de la deuxième journée, les participants se sont rendus à l’EUN Hub de Beasain pour une journée résolument pratique. Les workshops ont proposé une vision détaillée de cas de réussite et de solutions innovantes propres à chaque secteur.
Dans le domaine des musées, les participants ont pu manipuler aisément des objets de grande dimension grâce au système 620/620E et au système de plateaux de 2 x 4 m, tout en analysant des cas réels de traçabilité et de contrôle numérique des déplacements d’œuvres.
Les ateliers dédiés aux bibliothèques ont démontré comment les nouvelles technologies peuvent transformer en profondeur la gestion bibliothécaire. À travers EUN Logic, les participants ont constaté qu’il est possible de localiser un livre en quelques secondes grâce à la zonification RFID, de gérer la traçabilité en temps réel et de réaliser des inventaires de masse de manière efficace.
Enfin, dans le domaine des archives, les participants ont exploré les fonctionnalités d’EUN Logic, mettant en avant le prêt numérique, la traçabilité des mouvements, les alertes automatiques et la gestion complète du cycle de vie des dossiers.
L’énergie palpable dans les ateliers témoignait de l’engagement des participants, qui, avec une attitude proactive, se sont investis dans la résolution de problématiques et la génération de nouvelles idées. Les conclusions ont mis en évidence la nécessité d’une approche hybride de la gestion documentaire et patrimoniale, combinant solutions numériques et physiques pour relever les défis actuels et futurs.
Un regard vers l’avenir
Dans le document que nous vous présentons ci-après, nous avons souhaité recueillir en détail les conclusions atteintes, sans pour autant renoncer à partager, à travers cette chronique, l’expérience vécue.
Malgré une programmation minutieusement élaborée pour Growing Spaces for Better Organizations, notre volonté a toujours été que chacun des participants à cette première édition crée le désordre nécessaire pour s’approprier pleinement l’événement. Nous sommes ravis d’avoir ouvert la voie à la naissance de cette communauté et de pouvoir continuer à construire ensemble une plateforme permettant d’aborder de nouveaux défis, de mieux nous connaître et de mieux travailler. Merci pour votre complicité.
Discours inaugural
Paradoxalement, ce sont les personnes qui impulsent le changement technologique, un changement qui nous pousse à sortir de notre « zone de confort ».
Les besoins et attentes des parties prenantes des organisations (usagers, clients, citoyens…) évoluent. Plus que jamais, cette évolution se traduit par une exigence accrue de qualité de service.
Pour y répondre, les espaces dont disposent les organisations doivent être optimisés, réinventés et, surtout, enrichis de nouvelles fonctionnalités. En définitive, il s’agit d’agrandir et de transformer les espaces pour améliorer les organisations : Growing Spaces for Better Organizations.
Dans ce contexte, nous proposons les réflexions suivantes comme point de départ :
Archives :
Dossier physique vs dossier numérique. Vers où se dirige l’avenir ? Que faisons-nous du fonds documentaire existant sur support papier ?
Bibliothèques :
Le format physique est-il voué à disparaître ? Comment concevoir des bibliothèques capables d’attirer les usagers ?
Musées :
Les visiteurs ne se contentent plus des expositions : ils souhaitent aller plus loin. Peut-on leur donner accès aux espaces de recherche, de conservation et de restauration ? Et proposer un accès virtuel ?
Séminaires
Archives
Conférences :
Ramon Saball Balasch, du Département de la Justice, des Droits et de la Mémoire de la Generalitat de Catalogne, a présenté la manière dont les archives judiciaires de Catalogne améliorent le service à la citoyenneté grâce au dossier numérique.
Alexandre Porta Tallant, des Archives de la Délégation territoriale de la Generalitat de Catalogne à Gérone, a partagé son expérience dans sa conférence « Les archives de la Délégation territoriale de la Generalitat à Gérone : la “Gaule” des dossiers papier », évoquant la gestion de millions de dossiers consultés par des centaines d’usage
Rafael Quintana Montesdeoca, de la Consejería de Presidencia, Administraciones Públicas, Justicia y Seguridad du Gouvernement des Canaries, est intervenu à distance pour retracer l’évolution de la gestion des archives judiciaires dans sa présentation « Les Archives judiciaires territoriales de Santa Cruz de Tenerife : clés de gestion et de service. 20 ans de modernisation et de mises à jour ».
Son intervention a été complétée par un cas concret d’archives judiciaires au Mexique, illustrant la pertinence du logiciel de gestion documentaire EUN Logic pour une gestion efficace, avec un déploiement mené dans des délais particulièrement cour
Workshops :
Lors de la deuxième journée, à l’EUN Hub, des démonstrations en direct ont permis de présenter la gestion des archives par logiciel, mettant notamment en lumière la fonctionnalité de prêt numérique. La traçabilité des mouvements de documents, les alertes automatiques liées aux échéances et la gestion complète du cycle de vie des dossiers ont suscité un vif intérêt.
Le présent et l’avenir des contenus s’inscrivent dans un équilibre entre le physique et le numérique.
1.
Archives avec documentation physique
Les archives tendent à être saturées, rendant indispensable l’optimisation des espaces de conservation et une gestion rigoureuse des documents stockés.
Parallèlement, les équipements de stockage doivent intégrer les exigences de sécurité et d’ergonomie pour le personnel, en particulier pour les documents fréquemment consultés, dont l’accès doit être facilité.
La digitalisation ne peut pas remplacer totalement le papier. Certains documents physiques restent essentiels, notamment ceux datant de plusieurs décennies, susceptibles d’être encore demandés par les citoyens.
These topics were addressed both during the forum at Tabakalera and in the second-day workshops.
Ces thématiques ont été abordées tant lors du forum du premier jour à Tabakalera que lors des workshops du deuxième jour.
2.
Conservation hybride : numérique et physique
Le présent et l’avenir des contenus reposent sur un équilibre entre le physique et le numérique. La numérisation intégrale des fonds papier existants n’est ni économiquement, ni temporellement, ni écologiquement soutenable.
Par ailleurs, la nouvelle génération de documents, majoritairement numérique, soulève également des interrogations quant à sa viabilité et sa durabilité : consommation énergétique liée au refroidissement des serveurs, cybersécurité, risques d’obsolescence technologique (supports ou formats dépassés), garanties d’authenticité et de valeur légale des copies, etc.
Les deux formats présentent des avantages, mais aussi des axes d’amélioration. Parallèlement, les usagers des archives exigent un accès immédiat à l’information.
Le non-respect de ces enjeux conduit aujourd’hui à des politiques de numérisation parfois peu réalistes ou déconnectées des réalités opérationnelles des archives. La digitalisation apporte des bénéfices majeurs, mais elle ne peut fonctionner isolément : une approche stratégique et planifiée est indispensable pour garantir l’intégrité et l’accessibilité des documents à long terme.
Comment combiner ces deux formats tout en répondant aux attentes des différentes parties prenantes ?
Les métadonnées apportent cette agilité. Véritables « données sur les données », elles constituent des paramètres et informations clés permettant d’analyser, gérer et décider sur l’ensemble du contenu documentaire.
La gestion de l’information par les métadonnées facilite considérablement le travail quotidien des archivistes, à condition que celles-ci soient correctement définies.
Ce débat, initié lors des conférences, s’est prolongé lors de la visite de la Cinémathèque basque et au cours des workshops du deuxième jour.
3.
Les défis futurs des archives
La transition générationnelle dans l’administration publique a été évoquée, avec un nombre important de départs à la retraite attendus dans les prochaines années. Cette évolution pourrait accélérer l’adoption des technologies numériques, tout en posant le défi de la conservation et de la gestion des fonds existants.
L’intelligence artificielle ouvre la voie à l’automatisation des processus de numérisation et de détection des métadonnées lors de la catalogation des documents.
Ces sujets ont émergé lors des forums du premier jour et ont également été abordés dans un cadre plus informel lors du dîner.
4.
Gestion numérique des archives
Le prêt numérique est perçu comme un service essentiel à destination des citoyens. La possibilité de configurer des échéances de prêt a été particulièrement appréciée, car elle permet une meilleure gestion et disponibilité des ressources numériques, ouvrant des perspectives telles que le prêt simultané à plusieurs usagers avec une traçabilité garantie – une option inconcevable avec le support physique.
Certains services d’archives disposent déjà de leurs propres logiciels. L’intérêt d’un logiciel de gestion des contenants et des contenus basé sur les métadonnées, tel qu’EUN Logic, réside dans sa capacité à compléter et s’intégrer aux systèmes existants, en apportant contrôle, précision et automatisation pour les fonctions de prêt, de retour, de localisation et de traçabilité...
Les échecs passés liés à l’intégration de certaines technologies ont pu générer des réticences à engager de nouveaux changements. Toutefois, il a été souligné que la technologie évolue rapidement et qu’il est essentiel de s’appuyer sur des partenaires fiables. La confiance accordée à des fournisseurs solides constitue un facteur clé de succès dans la mise en œuvre de solutions numériques.
Ces questions ont été largement débattues lors du workshop du deuxième jour à l’EUN Hub, enrichies par l’expérience acquise lors de la visite de la Cinémathèque basque.
Bibliothèques
Conférences :
María Carmen Echeverría, de l’Université publique de Navarre, a présenté la transformation des espaces et des usages déjà engagée, ainsi que les évolutions envisagées, en mettant en lumière les opportunités et les difficultés rencontrées.
Carlos del Valle, du Groupe Elkar-ACL, a partagé des données particulièrement intéressantes sur l’évolution du marché du livre et des ventes, ainsi que sur le fonctionnement de leur chaîne d’approvisionnement.
Jorge Eduardo Peña Zepeda, de l’Université autonome de l’État d’Hidalgo, est venu du Mexique pour présenter l’apport de la technologie dans la transformation stratégique de son université, à travers une plateforme sans services standardisés, conçue pour répondre aux besoins de différentes communautés. Ses réflexions ont nourri un débat riche et stimulant.
Workshops :
Le deuxième jour, dans une approche plus pratique, le prototype développé par EUN pour la future Université autonome de l’État d’Hidalgo, présenté la veille par Jorge Eduardo Peña, a occupé une place centrale.
Différentes démonstrations ont permis d’illustrer les fonctionnalités technologiques du projet, ainsi que la flexibilité des espaces rendue possible par les solutions innovantes envisagées.
Les participants ont ensuite visité les autres espaces de l’EUN Hub, notamment l’usine et les espaces polyvalents des bureaux, où le produit 430 Galileo a suscité un intérêt particulier.
« Les mauvaises bibliothèques créent des collections, les bonnes bibliothèques créent des services, les grandes bibliothèques créent des communautés. »
R. David Lankes, 2016.
1.
Format physique vs format numérique
Le format physique ne disparaîtra pas ; il coexistera avec le numérique. De nombreux ouvrages n’existent pas en version numérique et les consultations sur support papier restent importantes pour certains publics (jeunesse, loisirs). Il est essentiel que cette coexistence permette de tirer parti des atouts de chaque format.
Cette question a été largement abordée lors du forum qui a suivi les trois conférences.
Un écart a été constaté entre les données fournies par les éditeurs et celles observées dans les bibliothèques. Les chiffres des éditeurs montrent que l’intérêt pour le livre papier ne tend pas à s’éteindre. Pourtant, ces ouvrages sont moins consultés en bibliothèque. Pourquoi ? Les bibliothèques ne suivent-elles pas le rythme du marché ? S’agit-il d’un problème de rapidité de mise à disposition des livres ? Cette divergence, mise en évidence lors des conférences, a ouvert un débat encore largement ouvert.
Par ailleurs, au-delà de l’évolution des formats, les usages et comportements des usagers évoluent également...
2.
L’évolution nécessaire des bibliothèques
La manière dont les usagers accèdent à la connaissance a changé ; en conséquence, l’expérience des usagers comme celle des bibliothécaires doit évoluer.
Le rôle des bibliothécaires doit se transformer pour devenir celui de facilitateurs de la connaissance et de l’expérience des espaces. La technologie prend en charge les services à faible valeur ajoutée et favorise l’autonomie des usagers. La gestion efficace de l’accès à l’information et aux espaces doit être pilotée par des systèmes, et non par des personnes.
Les principaux obstacles à cette transformation sont la résistance au changement et les écarts générationnels, notamment dans les bibliothèques universitaires. Il est nécessaire de transmettre cette nouvelle culture aux équipes (faire évoluer les profils) et d’impliquer les usagers dans les solutions mises en place.
Ces enjeux ont été abordés et débattus tant lors des conférences que lors du forum du premier jour.
Au-delà des personnes, les bibliothèques elles-mêmes – leurs espaces physiques et les fonctionnalités proposées – doivent évoluer. Il s’agit de dépasser l’objectif de constitution de collections pour concevoir des bibliothèques capables de répondre aux besoins hétérogènes des différentes communautés.
3.
Des espaces au service des communautés
La diversité et l’évolution constante des besoins des communautés exigent une pluralité d’espaces flexibles et adaptables, où les usagers peuvent vivre et interagir : espaces ouverts, espaces de création (makerspaces), espaces de concentration, etc.
Les profils des usagers sont de plus en plus variés : les besoins d’un étudiant en ingénierie ne sont pas ceux d’un étudiant en sciences humaines, en danse ou en arts plastiques. Il est donc essentiel d’impliquer les usagers dans la conception des espaces et des services.
Un exemple inspirant a été découvert lors de la visite du Medialab de Tabakalera.
4.
Les nouvelles technologies au cœur de la gestion bibliothécaire
Les bibliothèques doivent intégrer davantage de technologies et anticiper les besoins futurs. Il est difficile d’imaginer l’avenir sans solutions technologiques avancées, capables de renforcer le lien entre espace et service et accessibles à tous. La technologie doit faciliter l’accès et la localisation de l’information.
Comme démontré lors des workshops à l’EUN Hub, il est désormais possible de localiser en quelques secondes un ouvrage se trouvant n’importe où dans la bibliothèque grâce à la RFID et au logiciel EUN Logic.
L’intelligence artificielle est désormais une réalité. Risque ou opportunité ? Quoi qu’il en soit, elle ne peut être ignorée. Les bibliothèques doivent l’intégrer et exploiter son potentiel : amélioration des services (enregistrements, indicateurs, localisation, recommandations personnalisées) et enrichissement des notices. Ce sujet a été largement débattu lors du forum du premier jour et approfondi lors des workshops du deuxième jour, avec un large consensus sur la nécessité de poursuivre la réflexion et l’apprentissage.
Ces transformations comportent-elles un risque de perte d’identité ?
5.
La mission des bibliothèques
De manière unanime, au cours des deux journées, les participants ont réaffirmé l’importance de préserver l’essence même des bibliothèques :
Les bibliothèques sont le savoir.
Elles doivent constituer un contrepoids à la complexité de la société contemporaine.
Museums
Conférences :
José Luis Valverde Merino, Responsable du service de l’enregistrement et de la documentation du Patrimoine National, a présenté le projet des réserves de la Galerie des Collections Royales, en détaillant l’ensemble du processus de création, les clés de ce type de projet et les solutions apportées aux difficultés rencontrées.
Ziortza San Pedro, d’Euskal Museoa, a exposé en détail l’un des grands défis des musées : le déplacement des biens culturels. Elle a partagé son expérience de gestion de ces mouvements à l’aide du logiciel EUN Logic, garantissant en permanence le contrôle et la sécurité des œuvres.
Nelly Giovanna Faustino, du MUNA (Musée national du Pérou), est intervenue à distance pour présenter les nouvelles attentes et tendances en matière de diffusion, de recherche, de conservation et de restauration des biens culturels.
Workshops :
Dans le domaine des musées, les participants ont pu observer et manipuler des solutions conçues spécifiquement pour les besoins muséographiques, ainsi que deux prototypes : le système 620/620E pour charges lourdes, capable de déplacer aisément des charges allant jusqu’à 30 tonnes, et le système de plateaux de 2 x 4 m destiné à la conservation de grands textiles délicats. Des cas réels de traçabilité et de contrôle numérique des déplacements d’œuvres, gérés via EUN Logic, ont également été présentés.
Les réserves sont le cœur d’un musée.
The museum’s stakeholders (users, visitors, citizens, owners…) have new expectations and needs. These demands drive museums to improve by optimizing, reinventing, and equipping their spaces with new Les parties prenantes des musées (usagers, visiteurs, citoyens, propriétaires…) ont de nouvelles attentes et exigences, qui incitent les musées à améliorer leurs performances en optimisant, réinventant et enrichissant leurs espaces, autrement dit en développant les espaces muséaux.
1.
La mission des musées
Les musées sont des lieux de rencontre, de diffusion, de conservation, de restauration et de recherche culturelle.
Le cœur d’un musée réside dans ses réserves, où les œuvres sont conservées, étudiées et restaurées.
Jusqu’à présent, ces espaces étaient fermés au public, mais la demande croissante vise à les rendre accessibles.
Des salles d’exposition, oui, mais avec des collections parfaitement conservées.
Cette réflexion a été partagée par José Luis Valverde et Nelly Giovanna Faustino lors des conférences du premier jour.
2.
Le projet muséal
Un projet muséal est complexe et s’inscrit dans le temps. Il est essentiel de :
- commencer par un diagnostic approfondi, incluant une analyse des risques ;
- poursuivre avec une phase de planification, où les utilisateurs et les fournisseurs collaborent étroitement pour identifier les solutions les plus pertinentes ;
- conclure par un plan de travail dont la mise en œuvre repose sur une coopération continue entre utilisateurs et partenaires.
Ces aspects ont été principalement abordés par José Luis Valverde et Ziortza San Pedro, donnant lieu à un débat approfondi.
3.
Solutions de conservation
Les solutions de conservation d’un projet muséal doivent être à la hauteur des collections et répondre aux exigences suivantes :
• s’adapter aux œuvres (pièces uniques par leurs dimensions, matériaux, modes de manipulation et besoins spécifiques de conservation), en utilisant des matériaux adaptés ;
• optimiser l’espace à l’échelle macro (implantation de systèmes de stockage performants) comme à l’échelle micro (accessoires et compléments polyvalents) ;
• proposer des solutions évolutives facilitant les déplacements et l’intégration de nouvelles collections, grâce à une grande variété d’accessoires et à une reconfiguration aisée ;
• être évolutives et modulables afin de s’adapter aux contraintes budgétaires et de permettre des extensions futures en valorisant l’investissement initial ;
• répondre enfin à une fonction critique souvent négligée : les parcours et déplacements des œuvres au sein du musée, qui conditionnent à la fois les solutions de stockage et les outils facilitant les changements de localisation.
Les exemples de la Galerie des Collections Royales et du MUNA ont nourri cette réflexion, enrichie par les visites de Gordailua et de l’espace muséal de l’EUN Hub, et conclue par des essais sur les prototypes pour charges lourdes et pour la manipulation des textiles du MUNA.
4.
Déclassement
Toute œuvre ayant franchi l’étape de la catalogation possède une valeur et ne peut donc être déclassée. Les collections sont ainsi appelées à croître, ce qui impose aux solutions de conservation de maximiser l’optimisation de l’espace afin d’accompagner cette évolution naturelle.
La question du déclassement a été soulevée lors du forum du premier jour.
5.
Logiciels de gestion
Dès lors que les déplacements des œuvres – au sein du musée, entre salles d’exposition et réserves, ou lors de prêts inter-musées – ont été abordés, les logiciels de gestion ont pris une place centrale.
Il est apparu clairement que les facteurs clés de succès lors des mouvements d’œuvres sont la conservation et la traçabilité. Les logiciels de gestion doivent donc contribuer à garantir et à contrôler ces fonctions.
Les musées disposent de leurs propres logiciels de catalogation (EMSIME, KOHA, DOMUS…), et le logiciel de gestion des œuvres et des emplacements EUN Logic s’intègre de manière complémentaire aux systèmes existants, en apportant contrôle, précision et automatisation pour la localisation en temps réel, la traçabilité et les audits.
Une sélection rigoureuse des métadonnées est indispensable pour automatiser les tâches des équipes muséales et assurer une gestion efficace.
Dans un projet muséal intégrant un logiciel de gestion, la collaboration étroite entre utilisateurs et fournisseurs est essentielle, tout comme l’implication des services informatiques dès les premières étapes.
Au-delà de la conservation et de la traçabilité, les logiciels de gestion peuvent automatiser de nombreuses tâches : signatures numériques, changements de zones via RFID, algorithmes d’optimisation des parcours et de l’occupation des espaces de réserve...
Ces enjeux ont été abordés lors de la conférence d’Euskal Museoa et débattus dans les forums du premier jour, puis approfondis lors des workshops du deuxième jour.
