Ponencias:

Ramon Saball Balasch, del Departamento de Justicia, Derechos y Memoria de la Generalitat de Catalunya, habló de cómo mejoran el servicio a la ciudadanía en los Archivos Judiciales de Cataluña mediante el Expediente Digital. 

Alexandre Porta Tallant, del Archivo de la Delegación Territorial de la Generalitat de Catalunya en Gerona, en su ponencia “El Archivo de la Delegación Territorial de la Generalitat en Girona: “en la Galia” de los expedientes en soporte papel” expuso su experiencia sobre la gestión de millones de expedientes que realizan por cientos de usuarios.

Rafael Quintana Montesdeoca, de la Consejería de Presidencia, Administraciones Públicas, Justicia y Seguridad del Gobierno de Canarias participó en remoto desde Canarias y nos explicó toda la evolución de la gestión de sus archivos judiciales para poder dar un buen servicio a la ciudadanía con su presentación “El Archivo Judicial Territorial de Santa Cruz de Tenerife; Claves de gestión y servicio. 20 años de modernización y actualizaciones”.

La ponencia de Rafael se completó con un caso real de un Archivo Judicial en México, que demostró la relevancia del software de gestión documental EUN Logic para la eficiente gestión de los archivos. Además, se detalló todo el proceso de implantación que se culminó en “tiempo récord”.

Workshops:

El segundo día del seminario, celebrado en EUN Hub, se realizaron demostraciones en vivo de la gestión de archivos mediante software, donde destacó la funcionalidad del préstamo digital. La trazabilidad de movimientos de contenidos, las alertas automáticas por vencimiento de plazos y el ciclo de vida completo de los expedientes también captaron la atención de los asistentes.

Asuntos relevantes:

El presente y futuro de los contenidos se prevé como un equilibrio entre lo físico y lo digital

1.
Archivos con documentación en formato físico

Los archivos tienden a estar saturados, por lo que es necesario optimizar el espacio de guarda y hacer una adecuada gestión de la documentación almacenada.

Al mismo tiempo, el equipamiento de guarda debe tener en cuenta la seguridad y ergonomía del personal de los archivos. Sobre todo, en la documentación que se consulta de forma frecuente y cuyo acceso debe facilitarse.

La digitalización no puede reemplazar completamente al papel. Hay casos donde los documentos físicos siguen siendo esenciales, especialmente aquellos de décadas pasadas que aún pueden ser requeridos por ciudadanos.

Estos temas se trataron, tanto en el foro del primer día en Tabakalera, como en el workshop del segundo día.

2.
La guarda híbrida: digital y físico

El presente y futuro de los contenidos se prevé como un equilibrio entre lo físico y lo digital. Digitalizar toda la información en formato físico existente no es ni económica, ni temporal, ni medioambientalmente sostenible.

Por otro lado, la nueva generación de documentación, mayoritariamente digital, también plantea dudas sobre su factibilidad, y su sostenibilidad. Por ejemplo, la energía necesaria para mantener a temperatura adecuada para el funcionamiento de los servidores, la ciberseguridad, el riesgo de la obsolescencia tecnológica (como los documentos guardados en discos obsoletos o formatos antiguos tipo VHS), la garantía de las copias auténticas y seguras para que tengan validez legal, etc.

Concluimos que ambos formatos tienen sus ventajas, pero también sus áreas de mejora, y en paralelo, quienes solicitan documentación a los archivos demandan la información de forma inmediata.

El no contemplar los aspectos mencionados anteriormente está provocando hoy en día que ciertas políticas y tendencias hacia la digitalización no sean realistas ni coherentes con el funcionamiento de los archivos. Queda claro que la digitalización aporta beneficios significativos, pero se destacó que no puede funcionar de manera aislada. Se debe aplicar un enfoque estratégico y bien planificado para evitar problemas futuros y garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos a largo plazo.

¿Cómo podemos combinar ambos formatos y satisfacer a los diferentes grupos de interés?

Los metadatos aportan esa agilidad. Los metadatos son “los datos de los datos”: parámetros, información clave, etc. que nos permiten analizar, gestionar, decidir sobre el contenido completo de la documentación.

La gestión de la información mediante metadatos facilita mucho el trabajo a los archiveros en su día a día. Para ello es necesario definir adecuadamente estos metadatos. 

Este interesante debate se abrió con las ponencias, y tuvo continuidad, tanto en la visita a la Filmoteca Vasca, como en los workshops del día 2.

3.
Los retos del futuro de los archivos

Se habló de la transición generacional en la administración pública, donde un gran porcentaje del personal se jubilará en los próximos años. Este cambio generacional podría acelerar la adopción de tecnologías digitales, pero también plantea el desafío de conservar y gestionar adecuadamente la documentación existente.

La Inteligencia Artificial abre una puerta a la automatización en la digitalización y detección de metadatos en la catalogación de los documentos. 

Estos temas surgieron en los foros del primer día, y en un momento distendido de la cena.

4.
Gestión digital de los archivos

El préstamo digital se ve como una necesidad de servicio hacia la ciudadanía, y se valoró positivamente que el préstamo se pudiese configurar con una caducidad. Esto permitiría una mejor gestión y disponibilidad de los recursos digitales para todos los usuarios abriendo posibilidades como: prestar el documento a varios usuarios garantizando la trazabilidad del mismo. Algo impensable con el formato físico.

Algunos archivos ya disponen de sus propios softwares; ¿qué beneficio tiene un software de gestión de continentes y contenidos basado en metadatos como EUN Logic? Este tipo de software aporta, de forma complementaria e integrado con el software del archivo: control, precisión y automatización en funciones como préstamos y devoluciones, localización, trazabilidad...

Los fracasos del pasado en la integración de cierta tecnología generan reticencia a volver a impulsar cambios tecnológicos, pero se evidenció que la tecnología evoluciona y que resulta clave confiar en compañías fiables. La confianza en proveedores sólidos es crucial para asegurar el éxito en la implementación de nuevas soluciones digitales.

Estas cuestiones se plantearon y debatieron el segundo día en el workshop de EUN Hub con la experiencia de la visita a la Filmoteca Vasca en la retina de los asistentes.

Ponencias:

María Carmen Echeverría, de la Universidad Pública de Navarra, nos habló de la transformación de los espacios y usos que han vivido hasta ahora y que tienen previsto abordar en el futuro, y las oportunidades y dificultades que están teniendo por el camino.

Carlos del Valle, del Grupo Elkar-ACL, nos trasladó datos muy interesantes sobre la evolución del mercado del libro y sus ventas, además del trabajo que realizan en su cadena de suministro.

Jorge Eduardo Peña Zepeda, de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, vino desde Mexico para hablarnos de la aplicación de la tecnología en el impulso de la transformación estratégica de su Universidad mediante una plataforma sin servicios estandarizados que da respuesta a comunidades; y expuso reflexiones y cuestiones muy interesantes que abrieron un debate muy enriquecedor.

Workshops:

El segundo día, en un ambiente más “práctico”, el protagonista fue el prototipo que EUN está desarrollando para la futura Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y que Jorge Eduardo Peña había presentado el día anterior. 

Mediante diferentes demostraciones se atestiguaron las funcionalidades que la tecnología aportará al proyecto, además de la flexibilidad de espacios que se conseguirá con las innovadoras soluciones que dispondrá.

Posteriormente, los asistentes quisieron visitar el resto de espacios de EUN Hub, como la fábrica o los espacios multiuso de nuestras oficinas, donde llamó especialmente la atención el producto 430 Galileo.

Asuntos relevantes:

"Las malas bibliotecas crean colecciones, las buenas bibliotecas crean servicios y las grandes bibliotecas crean comunidades"

“R. David Lankes, 2016”

1.
Formato físico vs. Formato Digital

El formato físico no desaparecerá, convivirá con el digital. Entre otras cuestiones, porque hay muchos ejemplares que no existen en formato digital, crecen las consultas en formato papel para ciertos usuarios (infantil-juvenil y ocio)... Resulta clave que esta convivencia pueda beneficiarse de las ventajas de cada formato.

Este tema se trató especialmente en el foro posterior a las tres ponencias.

Discrepancia entre los datos de las editoriales y de las bibliotecas. Los datos aportados por las editoriales confirman que el interés por el libro físico no tiende a "extinguirse". Pero, por el contrario, no se consultan en las bibliotecas. ¿A qué se debe? Algo pasa en las bibliotecas, que no van a la par del mercado... ¿Podría ser un problema de inmediatez de llegada de los libros a las bibliotecas? Durante las ponencias se pudo evidenciar esta discrepancia, que hizo aflorar esta cuestión abierta.

Pero además de la evolución en el formato, los hábitos de los usuarios también están cambiando...

2.
La evolución que necesitan las bibliotecas

La forma de conocer de los usuarios de las bibliotecas ha cambiado y, por lo tanto, la experiencia del usuario y del bibliotecario deben cambiar.  

La función de los bibliotecarios debe transformarse para convertirse en "facilitadores" de conocimiento y de vivencia del espacio. La tecnología cubre los servicios de poco valor añadido y permite autonomía al usuario. La gestión eficaz de la accesibilidad a la información y a los espacios debe ser dirigida por sistemas, no por personas.

Los principales hándicaps para esta transformación son: la resistencia al cambio, y la eventual diferencia generacional, y todo lo que ello conlleva (por ejemplo, entre bibliotecarios y usuarios en las bibliotecas universitarias). Se debe lograr transmitir la nueva cultura a los trabajadores (transformar su perfil) y conseguir involucrar a los usuarios en las soluciones hacia los cambios.

Sobre estos dos temas se expuso y debatió tanto en las ponencias como en el foro del primer día.

Pero además de las personas, las bibliotecas, es decir, los espacios físicos y las funcionalidades que ofrecen a los usuarios deben evolucionar. Se debe dejar atrás el objetivo de construir colecciones, y crear bibliotecas enfocadas en responder a las necesidades heterogéneas de las diferentes comunidades.

3.
Los espacios deben dar respuesta a las necesidades de las comunidades

Las diversas y cambiantes necesidades de las comunidades requieren multiplicidad de espacios flexibles y adaptables donde los usuarios “vivan” e interactúen: espacios diáfanos (open spaces), espacios de creación (makerspaces), espacios de concentración...

Los perfiles de los usuarios son cada vez más variados, y por ejemplo, las necesidades de un estudiante de ingeniería, de humanidades, de danza o pintura no son iguales. Por ello, resulta clave involucrar a los usuarios en el diseño de los espacios y servicios.

Los asistentes pudimos conocer un buen ejemplo en la visita que realizamos en Medialab (Tabakalera).

4.
Las nuevas tecnologías revolucionarán la gestión bibliotecaria

Las bibliotecas necesitan más tecnología y adelantarse a las necesidades futuras. No se visualiza el futuro sin incorporar tecnología avanzada que enriquezca mejor la conexión espacio+servicio y que esté al alcance de todos. La tecnología debe facilitar el acceso y localización de la información.

Ya es un hecho, como pudimos ver en los workshops del segundo día en EUN Hub, poder localizar en pocos segundos un libro que esté en cualquier punto de la biblioteca mediante RFID y software EUN Logic.

Y hablando de tecnología, la Inteligencia Artificial es un hecho. ¿Riesgo u oportunidad? En cualquier caso, no se puede ignorar. Las bibliotecas deben acogerla y aprovechar su gran potencial: puede permitir ofrecer mejores servicios (registros, indicadores, localización, recomendaciones... ad hoc) y el enriquecimiento de registros que puede aportar. La IA se puso sobre la mesa en el foro del primer día y se le dio continuidad en el workshop del segundo día, y existió un gran consenso con relación a que se trata un tema que debemos continuar aprendiendo y debatiendo.

¿Existe el riesgo de que todas estas transformaciones provoquen la pérdida de identidad?

5. 
La misión de las bibliotecas

De forma unánime, a lo largo de los dos días, los asistentes nos reafirmamos en que no debemos perder la razón de ser de las bibliotecas: 
Las bibliotecas son conocimiento.

Y deben ser contrapeso a la complejidad de la sociedad en la cual vivimos.

Ponencias:

José Luis Valverde Merino, Jefe del Área de Registro y Documentación del Patrimonio Nacional presentó el proyecto de los almacenes de la Galería de las Colecciones Reales, explicando todo el proceso de creación, además de señalar las claves de ese tipo de proyecto y cómo resolvieron las dificultades que encontraron.

Ziortza San Pedro, de Euskal Museoa, explicó en detalle el gran reto de los museos de los traslados de los bienes culturales, y su propia experiencia sobre cómo lo gestionaron mediante software EUN Logic pudiendo tener asegurado el control y la seguridad de las piezas en todo momento.

Nelly Giovanna Faustino, de MUNA (Museo Nacional del Perú), participó en remoto desde Perú para trasladarnos de primera mano las nuevas necesidades y tendencias para la divulgación, investigación, conservación y restauración de bienes culturales.

Workshops:

En el ámbito de museos, los participantes pudieron ver y manipular productos diseñados específicamente para las necesidades de los museos, al igual que dos prototipos: 620/620E para alta carga que permite manipular fácilmente cargas de 30 toneladas, y el sistema de bandejas de 2x4 m para la guarda de telares delicados de gran tamaño. Además, se comentaron casos reales de trazabilidad y control digital de traslados de obras gestionados con EUN Logic.

Asuntos relevantes:

Las galerías son el corazón de un museo.

Los grupos de interés de los museos (usuarios, visitantes, ciudadanía, propiedad...) tienen nuevas necesidades y expectativas. Traccionan para que los museos mejoren y se pueda lograr esta mejora optimizando sus espacios, reinventando sus espacios y dotándolos de nuevas funcionalidades, es decir, ampliando los espacios museísticos.

1.
La misión de los museos

Los museos son espacios de encuentro, divulgación, conservación, restauración e investigación de la cultura.

El corazón de un museo son las galerías/almacenes donde se guardan las piezas y donde se investiga, se conserva, se restaura, etc.

Hasta la fecha, este corazón es una zona no accesible al público, pero crece la demanda para que se conviertan en espacios visitables. 

Salas de exposiciones Sí, pero con colecciones bien conservadas.

Fue una reflexión compartida por Jose Luis Valverde y Nelly en las ponencias del primer día.

2.
Proyecto museístico

Un proyecto museístico es complejo, puede llevar mucho tiempo (años) y resulta esencial tener en cuenta: 
- debe iniciarse por un buen diagnóstico (que incluya un análisis de riesgos) 
- continuar con una planificación, donde el área usuaria y los proveedores deben colaborar codo con codo para buscar las soluciones óptimas 
- y esta planificación culmina con un plan de trabajo, en cuyo desarrollo usuarios y proveedores deben mantener la colaboración estrecha.

Fueron temas tratados, sobre todo, por Jose Luis Valverde y Ziortza San Pedro, que dieron lugar a un debate posterior.

3.
Soluciones de guarda

Las soluciones de guarda del Proyecto Museístico deben estar “a la altura de la colección”, para lo que deben cumplir los siguientes requisitos:

• Deben adaptarse a las piezas (se trata de piezas únicas por sus dimensiones, materiales, por el tipo de manejo que necesitan, por las necesidades específicas de conservación...), y por lo tanto deben estar diseñadas y fabricadas con materiales adecuados para la conservación de las piezas.
• Deben optimizar el espacio tanto a nivel macro (implantación de sistemas optimizados de guarda) como a nivel micro (accesorios y complementos versátiles).
• Deben ser soluciones evolutivas que faciliten los movimientos, integración de nuevas colecciones... para lo cual deberán contar con una gran variedad de accesorios, facilidad de reconfiguración, versatilidad, etc.
• Deben ser soluciones escalables que permitan ajustarse a los límites presupuestales y facilitar así las futuras ampliaciones aprovechando toda la inversión previamente realizada.
• Y por último, deben dar respuesta a una de las funciones críticas, y en muchas ocasiones, la gran olvidada de los proyectos museísticos: los movimientos-rutas de piezas dentro del museo. Lo que condiciona, tanto a las soluciones de guarda, como a las herramientas para facilitar los cambios de ubicación de las piezas.

Los ejemplos de la Galería de Colecciones Reales y del MUNA arrancaron la reflexión al respecto; reflexión que se completó con las visitas a Gordailua y al espacio Museo de EUN Hub; culminando con las pruebas realizadas sobre los prototipos para carga alta (30 toneladas) y para el manejo de telares del MUNA.

4.
Expurgo

Toda pieza que haya pasado por el “filtro” de la catalogación tiene un valor, y por lo tanto, no puede expurgarse; lo que hace que las colecciones aumenten, por lo que las soluciones de guarda deben maximizar la optimización del espacio para hacer frente a esa evolución natural de las colecciones.

El expurgo fue una cuestión lanzada a los tres ponentes en el foro del día 1.

5.
Software de gestión

Una vez que el tema de los movimientos que realizan las piezas (dentro de un museo, entre la sala de exposiciones y las galerías, o incluso, en préstamos entre museos para exposiciones temporales) salió a la luz, el software de gestión adquirió gran protagonismo.

En primer lugar, quedó claro que, en los movimientos de las piezas, los factores críticos de éxito son: la conservación y la trazabilidad. Por lo que al software de gestión se le demanda que contribuya a garantizar y controlar estas funciones. 

Los museos disponen de sus propios softwares de catalogación (EMSIME, KOHA, DOMUS...), y el software de gestión de piezas y ubicaciones EUN Logic les aporta de forma complementaria e integrado con el software del museo: control, precisión y automatización en funciones como identificación de ubicaciones en tiempo real, trazabilidad y auditorías 

Para que la gestión sea eficiente, se necesita una correcta selección de los metadatos (parámetros, datos clave... de cada una de las piezas) que nos permitirán automatizar funciones para los técnicos del museo. 

Cuando hablamos de software de gestión en el proyecto museístico, además de la colaboración estrecha entre el área usuaria y el proveedor, el área de TI del museo debe estar involucrado en el proyecto desde el principio.

Además de contribuir a la conservación y trazabilidad durante los movimientos de piezas, el software de gestión puede ayudar con la automatización de tareas. Como, por ejemplo: firma digital para permisos, cambios de zonas de las piezas mediante RFID, algoritmos de optimización de rutas y de espacios disponibles en espacios de guarda...

Sobre la aplicación de software de gestión en museos se habló en la ponencia de Euskal Museoa y en los foros, tanto del día 1, como especialmente en los workshops del día 2.