Archives de la Generalitat de Catalunya, délégation de Gérone

La gestion efficace des archives dans des institutions telles que le Gouvernement régional de Catalogne, en particulier dans sa délégation de Gérone, est essentielle pour assurer l’organisation et l'accessibilité des informations. Voici quelques aspects clés de la gestion des archives et la manière dont EUN Logic contribue à ce processus : 

Gestion Efficace des Archives 

  1. Organisation des Dossiers : gérer plus de deux millions de dossiers nécessite un système de classification et d'étiquetage clair. EUN Logic peut intégrer des systèmes de gestion de documents qui facilitent la classification, notamment par type de document, date ou importance. 
  2. Stockage Sécurisé : la sécurité du stockage des documents est primordiale. L'utilisation de systèmes de conservation tels que le 620E à accès restreint garantit que seul le personnel autorisé peut accéder aux informations sensibles. 
  3. Recherche Rapide et Efficace : grâce à la numérisation des documents, il est possible de mettre en place un moteur de recherche avancé qui permet de localiser des dossiers en quelques secondes à l'aide de mots-clés, de dates ou de catégories associées. 
  4. Gestion des Prêts : la gestion de plus d'un millier de prêts mensuels implique un enregistrement méticuleux de chaque transaction. Cela peut être fait par le biais d'un système de gestion qui enregistre qui demande le document, pour combien de temps et l'état de retour. 
  5. Maintenance des Boîtes : avec près de cent mille boîtes, il est essentiel de disposer d'un enregistrement physique et numérique de chaque boîte et de son contenu. Cela inclut la création d'un inventaire permettant de tracer l'emplacement et l'état de chaque boîte. 
  6. Audit et Conformité : il est essentiel de s'assurer que la gestion des archives est conforme aux dispositions légales et à la législation sur la confidentialité. La mise en œuvre de procédures d'audit régulières permet d'identifier et de corriger tout problème de gestion des documents. 
     

 

Avantages d'une Gestion Optimisée 

  1. Gain de Temps : la localisation rapide des documents réduit le temps que les employés consacrent à rechercher des informations, améliorant ainsi la productivité globale. 
  2. Une plus grande Sécurité: la mise en œuvre de mesures de sécurité réduit le risque de perte d'informations confidentielles ou sensibles. 
  3. Amélioration dans la Prise de Décisions : l'accès rapide aux données permet de prendre des décisions plus éclairées, et de manière plus agile. 
  4. Satisfaction de l’Utilisateur : un système efficace profite non seulement aux employés, mais également aux utilisateurs ayant besoin d'accéder à des informations archivées. 

En résumé, la collaboration entre la Generalitat de Catalunya et EUN permet de gérer efficacement des archives volumineuses et complexes, tout en veillant à ce que les informations soient organisées, accessibles et protégées.